Politica de confidențialitate

Responsabilul cu prelucrarea datelor (în limbajul legii, „operatorul”) este Elena Widmer, care administrează TeAjut.ch din Elveția francofonă (Vaud / Geneva).

Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO), pentru că legea nu îl cere unei activități de dimensiunea mea. Mă poți contacta direct, pe mine, pentru orice întrebare.

• Operator: Elena Widmer, TeAjut.ch
• Formă juridică / număr de identificare: [Forma juridică / nr. IDE dacă există]
• Adresă: [Adresa poștală], Elveția
• E-mail: elena@teajut.ch
• Telefon: +41 79 818 33 44
• Reprezentant în Uniunea Europeană (art. 27 GDPR): [Reprezentant în UE, art. 27 GDPR — de completat sau de eliminat]

Cele mai multe date vin direct de la tine, când completezi formularul de contact. Restul le creez eu pe parcursul colaborării sau apar automat, din motive tehnice.

Nu am nevoie de date sensibile (de exemplu informații medicale, religioase sau despre viața intimă) și nici de numere de identitate, parole ori date bancare. Te rog să nu le scrii în formular. Dacă un proiect cere totuși astfel de informații, le discutăm direct, le tratez cu atenție sporită și doar cu acordul tău explicit.

• Din formularul de contact, obligatoriu: numele, adresa de e-mail, categoria de serviciu, mesajul tău, limba preferată de comunicare și confirmarea că ai luat cunoștință de această politică (păstrez versiunea politicii și data și ora confirmării, ca dovadă).
• Din formularul de contact, opțional (doar dacă dorești): telefonul, țara, localitatea vizată în Elveția, perioada sau termenul, bugetul orientativ, calitatea în care scrii (student, părinte, persoană fizică, companie), nivelul de studii și instituția, compania și sectorul.
• Pe parcursul colaborării: notițe despre discuțiile noastre, istoricul mesajelor, ciorne de răspuns, oferta, contractul, factura și documentele pe care mi le trimiți de bunăvoie (de exemplu un CV sau o scrisoare de motivație), doar dacă sunt necesare pentru serviciu.
• Prin telefon, WhatsApp sau e-mail: dacă mă contactezi pe aceste căi, primesc numărul sau adresa ta și conținutul mesajului.
• Date tehnice: când vizitezi site-ul, serverul de găzduire poate înregistra, pentru securitate, adresa IP, data și ora, pagina cerută și tipul de browser, pentru o perioadă scurtă. Când trimiți formularul, folosesc temporar, doar în memoria serverului, o valoare derivată din adresa IP (nu adresa însăși) ca să limitez mesajele automate abuzive; adresa IP nu este salvată în dosarul tău din baza mea de date.

Folosesc datele tale doar pentru scopuri clare și limitate. Dacă nu completezi câmpurile obligatorii, nu pot răspunde cererii; câmpurile opționale le completezi doar dacă vrei.

• Ca să-ți răspund la cerere și să-ți pregătesc o ofertă personalizată. Temei: pașii făcuți la cererea ta înainte de un eventual contract (GDPR art. 6 alin. 1 lit. b); când cererea este trimisă de un părinte pentru copilul său sau de un angajat pentru o companie, interesul meu legitim de a răspunde corect (art. 6 alin. 1 lit. f).
• Ca să execut serviciile convenite, să comunic cu tine și să emit facturi. Temei: contractul (art. 6 alin. 1 lit. b).
• Ca să respect obligațiile legale, în special cele contabile și fiscale. Temei: obligația legală (art. 6 alin. 1 lit. c).
• Ca să protejez site-ul și datele (securitate, prevenirea abuzurilor), să păstrez dovada că ai luat cunoștință de această politică și să mă pot apăra într-un eventual litigiu. Temei: interesul meu legitim (art. 6 alin. 1 lit. f).
• Ca să discut informații sensibile sau să le transmit unui terț, doar dacă ai fost de acord în mod explicit. Temei: consimțământul tău (art. 6 alin. 1 lit. a și art. 9 alin. 2 lit. a), pe care îl poți retrage oricând.

Vreau să-ți răspund atent și bine documentat. De aceea folosesc, ca ajutor de redactare, un instrument de inteligență artificială (serviciul API al companiei OpenAI). Instrumentul rezumă cererea, observă ce informații lipsesc, propune întrebări de clarificare, o listă de verificare, note de documentare din surse publice de pe internet și o ciornă de răspuns. Este doar un ajutor: nu înlocuiește judecata mea.

Pașii sunt aceștia. Mai întâi, cererea ta ajunge pe serverul meu din Elveția. Apoi, tot acolo, un program elimină automat din text datele de identificare și le înlocuiește cu marcaje generice (de exemplu NUME sau EMAIL). Abia după aceea, doar textul anonimizat este trimis furnizorului. Pentru pasul local de anonimizare, temeiul meu este interesul legitim de a-ți răspunde corect și eficient.

• Se elimină înainte de trimitere: numele, adresa de e-mail, telefonul, numele companiei, adresele web personale, IBAN, numerele de asigurare sau de identitate, numerele de pașaport, datele de naștere și adresele stradale.
• Se trimite: mesajul anonimizat și informații generale, fără legătură directă cu identitatea ta (categoria serviciului, limba, țara, localitatea din Elveția, termenul, bugetul orientativ, nivelul de studii și instituția, sectorul).
• Nu se trimite niciodată: numele tău, e-mailul, telefonul și numele companiei tale.
• Păstrez în dosar o copie a exact ceea ce a fost trimis, ca să pot verifica oricând.
• Ciorna primită este citită, corectată și aprobată de mine înainte să ajungă la tine. Nimic nu se trimite automat.

Nu iau decizii automatizate. Instrumentul nu decide dacă accept o cerere, ce ofertă primești sau ce preț. Nu fac profilare și nu te „notez” în niciun fel. Fiecare răspuns este scris sau aprobat de mine, personal.

Anonimizarea automată este atentă, dar nu poate fi perfectă. Dacă în textul liber scrii detalii care te-ar putea identifica prin context, unele dintre ele ar putea rămâne în text. De aceea te rog să eviți detaliile de identificare și datele sensibile din mesaj.

Furnizorul are propriile condiții pentru utilizarea prin API. Potrivit lor, datele trimise nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor sale, dar pot fi păstrate temporar în jurnale de securitate și prevenire a abuzurilor, de regulă până la 30 de zile. Serverele furnizorului pot fi situate în afara Elveției și a UE, inclusiv în Statele Unite. Tocmai de aceea trimit exclusiv conținut anonimizat: intenția și măsurile mele sunt ca nicio dată personală să nu ajungă acolo. Cu furnizorul am și un acord de prelucrare a datelor, care îi impune garanții contractuale.

Datele tale sunt văzute de mine. Nu le vând și nu le transmit în scopuri de publicitate. Folosesc câțiva furnizori care mă ajută să operez serviciul și care prelucrează datele doar la instrucțiunile mele, pe baza unor acorduri de prelucrare:

• Găzduire: [Furnizor hosting, Elveția] — serverul site-ului și baza de date cu cererile, inclusiv copiile de siguranță criptate, în Elveția.
• Trimiterea e-mailurilor: [Furnizor e-mail (SMTP), Elveția/UE] — transmite răspunsurile pe care ți le trimit. E-mailul intern prin care sunt anunțată despre o cerere nouă nu conține date personale.
• Ajutor la redactare (OpenAI): doar conținut anonimizat, așa cum este descris la punctul 4.
• Contabil sau fiduciar, dacă este cazul, doar pentru datele necesare contabilității.
• Terți implicați în proiectul tău (de exemplu o universitate, un proprietar, un magazin sau un organizator de evenimente): îți spun întotdeauna ce date trebuie comunicate și le transmit doar cu știrea ta și în măsura necesară.
• Autorități, doar atunci când legea mă obligă.

Linkurile de apel, de WhatsApp și de e-mail de pe site sunt opționale: se întâmplă ceva doar dacă le folosești tu. Dacă mă suni, apelul trece prin operatorul tău de telefonie. Dacă îmi scrii pe WhatsApp, mesajul este prelucrat de WhatsApp (Meta), conform condițiilor și politicii lor de confidențialitate; conținutul mesajelor este criptat între capete, dar Meta prelucrează anumite date tehnice (de exemplu numărul de telefon și metadate), inclusiv în afara Elveției și a UE. Nu am nicio influență asupra acestei prelucrări. Dacă preferi să eviți WhatsApp, folosește formularul de contact sau telefonul.

Pe site nu se încarcă resurse de la terți: nu folosesc hărți, fonturi, statistici, rețele sociale sau materiale video incluse de la alte companii.

Datele tale sunt stocate și prelucrate în Elveția. Elveția beneficiază de o decizie de adecvare a Comisiei Europene (reconfirmată în 2024), așa că datele persoanelor din UE pot circula către Elveția fără formalități suplimentare.

Nu transmit date personale către țări din afara Elveției și a Uniunii Europene. Singurele situații în care intervine un furnizor din afara acestui spațiu sunt ajutorul de redactare descris la punctul 4, care primește doar text anonimizat, și WhatsApp, pe care îl folosești tu din proprie inițiativă. Dacă, în mod excepțional, ar fi necesar să transmit date personale într-o țară fără un nivel adecvat de protecție, aș face-o numai cu garanțiile prevăzute de lege (de exemplu clauze contractuale standard) sau cu acordul tău explicit, și te-aș informa înainte.

Dacă locuiești în Republica Moldova sau în altă țară, răspunsurile pe care ți le trimit sunt corespondența dintre noi, nu un transfer către un terț.

Păstrez datele doar cât este necesar. La expirarea termenului, datele sunt șterse sau anonimizate.

• Cereri care nu duc la un contract: se șterg după 12 luni.
• Clienți (contract, ofertă, factură, corespondența esențială): cât durează colaborarea și apoi cât cere legea. Documentele contabile și justificativele lor se păstrează 10 ani de la sfârșitul exercițiului financiar (art. 958f din Codul elvețian al obligațiilor, CO). Celelalte date din dosar le șterg sau le anonimizez când nu mai sunt necesare, cel târziu la expirarea termenelor de prescripție aplicabile.
• Jurnalele tehnice ale serverului: o perioadă scurtă, de regulă cel mult 30 de zile.
• Copiile de siguranță criptate: o perioadă limitată, de regulă până la 30 de zile, după care sunt suprascrise. De aceea, o ștergere cerută de tine poate dispărea complet din copii cu o mică întârziere.
• Dovada informării (versiunea politicii și data confirmării): cât timp păstrez dosarul tău.

Aplic măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului (art. 8 nLPD, art. 32 GDPR). Pe scurt:

• Serverul și baza de date se află în Elveția; conexiunea la site este criptată (HTTPS).
• Baza de date nu este accesibilă din internet, ci doar local, de pe server; copiile de siguranță zilnice sunt criptate.
• Zona de administrare este accesibilă doar mie, cu parolă puternică și autentificare în doi pași, sesiuni scurte și blocare după încercări eșuate.
• Colectez doar ce am nevoie (multe câmpuri sunt opționale), nu salvez adresa IP în dosarul tău și nu folosesc instrumente de urmărire.
• Formularul este protejat împotriva mesajelor automate abuzive, iar acțiunile făcute asupra datelor sunt înregistrate.
• Pot exporta sau șterge definitiv dosarul tău la cerere.

Dacă ar avea loc o încălcare a securității datelor care te-ar putea afecta serios, voi notifica autoritatea competentă (în Elveția, Comisarul federal pentru protecția datelor și transparență; pentru persoanele din UE, și autoritatea relevantă, dacă legea o cere) și, atunci când este necesar pentru protecția ta, te voi informa direct și cât mai repede.

Datele sunt ale tale. Ai dreptul:

• de acces: să afli dacă îți prelucrez datele și să primești o copie;
• de rectificare: să corectezi datele inexacte sau incomplete;
• de ștergere: să ceri ștergerea datelor, cu excepția celor pe care legea mă obligă să le păstrez (de exemplu cele contabile);
• de restricționare: să ceri limitarea prelucrării în anumite situații;
• de opoziție: să te opui prelucrării bazate pe interesul meu legitim;
• la portabilitate: să primești datele pe care mi le-ai dat într-un format electronic uzual sau să cer transmiterea lor către un alt operator;
• de a retrage oricând consimțământul, acolo unde prelucrarea se bazează pe el (retragerea nu afectează prelucrarea de până atunci);
• de a nu face obiectul unei decizii luate exclusiv automatizat (nu iau asemenea decizii).

Scrie-mi la elena@teajut.ch. Îți răspund gratuit, de regulă în cel mult 30 de zile. Pentru siguranța ta, pot cere confirmarea identității, ca să nu dau datele unei alte persoane. Dacă există motive legitime să refuz sau să amân o cerere (de exemplu o obligație legală de păstrare), îți explic.

Ai dreptul să te adresezi și unei autorități de protecție a datelor. Te rog totuși să-mi scrii mai întâi: de cele mai multe ori putem rezolva rapid, dar nu ești obligat/ă să faci acest lucru.

• Elveția: Comisarul federal pentru protecția datelor și transparență (FDPIC / EDÖB / PFPDT), www.edoeb.admin.ch
• România: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro
• Republica Moldova: Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (CNPDCP), www.datepersonale.md
• Dacă locuiești în alt stat al UE: autoritatea de protecție a datelor din țara ta de reședință.

Serviciile mele se adresează adulților. Dacă cererea privește un minor (de exemplu un elev sau un student sub 18 ani), te rog să o trimiți tu, ca părinte sau tutore, și să incluzi doar datele strict necesare despre copil. Prin trimiterea cererii confirmi că ai dreptul să furnizezi aceste date.

Dacă discut direct cu un minor, o fac cu știrea părintelui sau tutorelui și îi explic, pe înțelesul lui, cum folosesc datele. Dacă aflu că am primit date de la un minor fără acordul părintelui, le șterg la cerere.

Paginile publice ale site-ului nu folosesc cookie-uri de analiză, de publicitate sau de urmărire și nu am instalat niciun instrument de statistică. De aceea nu vezi un banner de cookie-uri.

Folosesc doar cookie-uri strict necesare funcționării, care nu cer consimțământ: cookie-ul de sesiune al zonei de administrare, care apare exclusiv când mă autentific eu, nu vizitatorilor, și, dacă este cazul, un cookie tehnic care reține limba pe care ai ales-o, fără alte informații despre tine.

Pot actualiza această politică, de exemplu dacă schimb un furnizor sau adaug o funcție nouă. Data ultimei actualizări este afișată la începutul paginii, iar când trimiți formularul păstrez versiunea pe care ai confirmat-o. Dacă o schimbare este importantă pentru tine, te anunț direct.

Pentru orice întrebare despre datele tale: elena@teajut.ch · +41 79 818 33 44 · [Adresa poștală]. Răspund cu plăcere.